„Realizacja eventów i kampanii społecznych nie jest, wbrew pozorom, prostym zadaniem. W ich przeprowadzaniu przydatne okazują się nie tylko umiejętności organizacyjne, ale też wiedza i doświadczenie praktyczne.” Swoimi przemyśleniami na ten temat dzieli się nasza wolontariuszka Karolina. Zapraszamy do przeczytania przygotowanego przez nią artykułu!
Na co zwracać uwagę realizując wydarzenia oraz kampanie? Skąd czerpać pomysły i pozyskiwać środki na te działania? O czym należy pamiętać organizując wydarzenie masowe? Jak formułować treść zaproszenia na event i jak go promować? Dlaczego atrakcyjny program wydarzenia i ciekawi goście to klucz do sukcesu?
Opowiadała o tym Martyna Badura, absolwentka Uniwersytetu Artystycznego w Poznaniu, grafik, fotograf, trenerka i edukatorka Stowarzyszenia Centrum Rozwoju Edukacji Obywatelskiej CREO, podczas trzeciego z dwunastu zaplanowanych szkoleń dla koordynatorów wolontariatu. Było to szkolenie pod tytułem „Jak przygotować eventy i kampanie społeczne?”. W środę 5 czerwca sala konferencyjna Stowarzyszenia CREO była po brzegi wypełniona uczestnikami. Dobrze, że organizatorzy mieli „w pogotowiu” rozkładane krzesła dla spóźnialskich…
W szkoleniu udział wzięli przedstawiciele następujących organizacji: Fundacji EVsport, Hospicjum Palium, Stowarzyszenia „Otwarte Klatki”, Fundacji „Kejtersi”, Fundacji Pomocy Osobom Niepełnosprawnym „Filantrop”, Fundacji „Laboratorium Marzeń”, Fundacji „Zakłady Kórnickie”, Poznań Bread of Life oraz Stowarzyszenia na rzecz Aktywizacji Społeczności Lokalnej w Swarzędzu.
Szkolenie jak zwykle rozpoczęło się od krótkiej prezentacji każdej uczestniczki i uczestnika. Reprezentanci NGO’sów opowiadali o swojej pracy związanej z koordynowaniem wolontariatu oraz doświadczeniach w zakresie realizacji wydarzeń i kampanii społecznych. Okazało się, że każdy z uczestników ma doświadczenie w prowadzeniu takich działań. Szkolenie pozwoliło usystematyzować wiedzę, dowiedzieć się, czy na etapie realizacji eventów nie popełnia się błędów, a także nawiązać kontakty z przedstawicielami innych organizacji.
Prowadząca najpierw omówiła rodzaje eventów. Zaliczają się do nich eventy: biznesowe/ korporacyjne, rozrywkowe, kulturalne, sportowe, obywatelskie/rządowe, targi/wystawy i marketingowe. Martyna wyjaśniła nam, że po ustaleniu, jakiego rodzaju event planujemy realizować, należy zdefiniować grupę odbiorców i zastanowić się, jakich korzyści ci odbiorcy będą szukać w ramach tego eventu. Docelową grupą odbiorców mogą być np. osoby z niepełnosprawnościami. Zapraszając je do uczestnictwa w wydarzeniu należy pamiętać, aby było ono zorganizowane w miejscu dostępnym, bez barier architektonicznych, z toaletami i miejscami parkingowymi dla osób z niepełnosprawnością.
Kolejną istotną kwestią związaną z realizacją eventów jest ustalenie budżetu. Trzeba zastanowić się, czego będziemy potrzebowali, jak ma to wyglądać, co kupujemy i za jaką kwotę, jakie będzie nasze źródło finansowania. Konieczne jest również sporządzenie umowy z wykonawcą usługi (np. firmą dostarczającą napoje). W umowie powinien znaleźć się zapis dotyczący zakresu odpowiedzialności, informacje na temat praw do wkładów twórczych podwykonawców, klauzula poufności, zapisy związane ze stosowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych itd.
Martyna wyjaśniła nam również, że przy realizacji eventów istotne znaczenie ma wybór terminu i miejsca eventu. Nikt z przedstawicieli trzeciego sektora nie chciałby znaleźć się w sytuacji, gdy po miesiącach przygotowań okazuje się, że z jego wydarzeniem zbiega się inne, organizowane w sąsiedniej lokalizacji i to właśnie ono przyciąga odbiorców… Aby tak się nie stało, trzeba wybrać dogodny termin – poza tak zwanym czasem „intensywności eventowej”. Jak wspomniała Martyna, kluczem do sukcesu jest dobrze i ciekawie przygotowany program z wydarzenia. Nikt nie lubi się nudzić, zatem warto przygotować atrakcje wpisujące się w oczekiwania docelowej grupy odbiorców naszego wydarzenia.
Które pomysły na wydarzenia są najlepsze? Na to nie ma gotowej recepty. Jedno jest pewne – pomysłów na eventy może być wiele. Bieg charytatywny, koncert z udziałem znanej gwiazdy, festyn okolicznościowy, konferencja dotycząca aktywizacji zawodowej i społecznej osób z niepełnosprawnościami, turniej sportowy, akcja społeczna malowania murali czy coś w rodzaju flash mob (flash mob oznacza sztuczny tłum ludzi gromadzących się niespodziewanie w miejscu publicznym w celu przeprowadzenia krótkotrwałego zdarzenia, zazwyczaj zaskakującego dla przypadkowych świadków). W realizacji eventów tak naprawdę ogranicza nas tylko wyobraźnia.
Podsumowaniem szkolenia była część praktyczna. Uczestnicy zostali dobrani w 4-osobowe grupy i poproszeni o przygotowanie event-planu. Na specjalnie przygotowanych do tego zadania kartach wypisywaliśmy swoje pomysły na eventy – jakiego typu wydarzenie chcemy realizować, do kogo ma być adresowane, kiedy będzie się odbywało, z czyim udziałem będziemy je przeprowadzać. Planowaliśmy również szczegółowy program, budżet na ten konkretny event, zadania mieszczące się w ramach promocji wydarzenia.
Autor: Karolina Anna Kasprzak
Sfinansowano ze środków budżetowych Miasta Poznania
#poznańwspiera #pozarządowypoznań #pomocnipoznań #WolontariatPoznan
