Twoja organizacja pozarządowa już wkrótce przyjmie nowych wolontariuszy? Zastanawiasz się, co należy zrobić, aby dobrze się czuli w swoich nowych rolach? Koniecznie zajrzyj do naszego artykułu. Podpowiemy Ci w kilku krokach, o czym nie zapomnieć.
Dobre przyjęcie wolontariuszy na pokład to ważny element rozwoju każdej organizacji pozarządowej. Wolontariat to dobrowolna praca, która będzie wykonywana w ramach Twojego Stowarzyszenia, czy Fundacji, dlatego ważne, abyś miał zespół nie tylko zgranych ludzi, ale również dobrze wdrożonych w nowe obowiązki.
Pierwsze wrażenie robi się tylko raz
Podczas pierwszego spotkania nie tylko kandydat lub kandydatka wywiera na Tobie pierwsze wrażenie. Ta reakcja działa w dwie strony, dlatego pamiętaj, aby przygotować się merytorycznie do rozmowy. Twoje pytania na pewno będą dotyczyć motywacji oraz doświadczenia w obszarze działań Twojej organizacji, ale nie zapomnij opowiedzieć o organizacji. Podziel się informacjami na temat aktualnych projektów, opowiedz, w jakich obszarach pomagają wolontariusze i zapytaj, na czym konkretnie zależy drugiej stronie. Ustalcie ważne dla Was zasady, dostępność oraz możliwości. Właściwe zrozumienie swoich potrzeb to pierwszy krok do owocnej współpracy.
Nadszedł ten dzień
Pierwszy dzień na pewno będzie stresujący dla Twojego nowego wolontariusza czy wolontariuszki. Chcesz zminimalizować jego/jej stres? Daj znać wcześniej mailowo lub telefonicznie, czego może się spodziewać po pierwszym dniu.
A kiedy już zobaczycie się na żywo: pamiętaj, aby wdrożenie przebiegało merytorycznie. Nie ma nic gorszego, niż zaparzenie herbaty wolontariuszowi i zostawienie go ze stertą reklamowych ulotek z informacjami o organizacji, w których sam ma się odnaleźć. Jak może wyglądać taki dzień?
- Przedstawienie członków zespołu – przełam pierwsze lody, opowiedz kilka słów o osobach, które są w zespole, a dotychczasowym członkom zespołu powiedz coś miłego o nowym wolontariuszu/nowej wolontariuszce.
- Podpisanie umowy wolontariackiej – zachęcamy, abyście ustalenia z pierwszej rozmowy spisali na piśmie, dzięki temu zarówno Ty, jak i wolontariusze będziecie mieli jasne granice współpracy.
- Podstawowe informacje o prawach wolontariusza – nie każdy kto chce pomagać zna swoje prawa, kodeks etyczny wolontariusza czy obowiązki. Dobrze jest poświęcić ten czas na starcie współpracy, aby wszystko było jasne i transparentne.
- Zasady bezpieczeństwa podczas wolontariatu – to bardzo ważny punkt do omówienia. Jeżeli wolontariat dotyczy zajmowania się zwierzętami – wytłumacz co robić, kiedy zaczynają być agresywne. Jeżeli praca dotyczy wsparcia osób niewidomych – opowiedz, co wpływa na bezpieczeństwo obu stron. Twoi wolontariusze idą kwestować? Koniecznie podkreśl, jak mają się zachowywać w sytuacji rabunku. To są oczywistości dla Ciebie, dla nowych osób niekoniecznie.
- Zasady obowiązujące w organizacji – kto powinien wiedzieć, że wolontariusz nie może być obecny, ponieważ się rozchorował? Gdzie jest herbatka dostępna dla wszystkich? A może wszyscy mówicie sobie na Ty, ale są wyjątki? Przedstaw Wasze zwyczaje nowej osobie, żeby mogła jak najszybciej poznać Waszą kulturę.
- Obecne projekty organizacji – dobrze wdrożony wolontariusz to świetny ambasador organizacji. Upewnij się, że pamięta komu pomagacie, jakie projekty prowadzicie i czemu jesteście najlepszą organizacją pozarządową, jaką należy wspierać. To bardzo ważne, aby przekazał dobre informacje dalej.
- Ważne kontakty – z kim kontaktować się, jeżeli coś pójdzie nie tak? Do kogo zadzwonić w konkretnej sprawie? Kto pomoże w sytuacji bez wyjścia? To ważne, abyś przedstawił wolontariuszowi najważniejsze kontakty. Upewnij się, że zapisał te numery w telefonie, a nie w notesie.
Jeżeli wolontariusz będzie wykonywał zadania administracyjne i zapewnisz mu do tego sprzęt, pamiętaj, aby był on przygotowany na pierwszy dzień wolontariatu. Wiemy, że w pędzie codziennych obowiązków można o tym zapomnieć, ale dzięki temu nie będziesz musiał zostawiać go z ulotkami promującymi Twoją organizację.
Najtrudniejszy pierwszy krok
W zależności od rodzaju wolontariatu, jednym przyjdzie łatwiej wdrożenie się w nowe obowiązki, innym może sprawiać trudność wykonywanie czegoś pierwszy raz. Wykaż się cierpliwością, a jeżeli to możliwe, przydziel starszego i doświadczonego wolontariusza/wolontariuszkę nowej osobie. Na pewno podpowie, jak zachowywać się w danej sytuacji, czego może się spodziewać lub też pokaże, w jaki sposób sobie radzi z wyzwaniami.
Warto rozmawiać
Nie każdy wolontariat wiąże się z przyjemnymi obowiązkami. Wiemy, że wyzwania, przed jakimi stoją organizacje pozarządowe są różne. Dzięki wolontariusz(k)om, ich dobrowolnej pomocy, często nie moglibyśmy sobie pozwolić na taki rozmach w działaniach, dlatego pamiętaj, aby rozmawiać i regularnie spotykać się ze swoim zespołem. Nowi członkowie zespołu mogą krępować się w opowiadaniu o swoich trudnościach, dlatego zachęcaj ich do tego i cierpliwie wspieraj w stresujących momentach.
Życzymy powodzenia w rekrutacji oraz wdrażaniu wolontariuszy i wolontariuszek!
Natalia Stroiwąs